Perkuat Tata Kelola Informasi Lembaga, Bawaslu DIY Lakukan Reviu Proses Migrasi Data
|
Yogyakarta – Bawaslu Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) melakukan reviu terhadap proses migrasi data dan dokumen kelembagaan ke sistem penyimpanan berbasis cloud dalam Rapat Monitoring dan Evaluasi Pengelolaan Data yang diselenggarakan di Ruang Media Center Bawaslu DIY, Senin (8/6/2026).
Rapat dipimpin oleh Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran, Data dan Informasi Bawaslu DIY, Bayu Mardinta Kurniawan, serta diikuti Kepala Sekretariat, Kepala Bagian Pengawasan Pemilu dan Hubungan Masyarakat (P2H), para subkoordinator, dan perwakilan unit kerja di lingkungan Sekretariat Bawaslu DIY.
Bayu menjelaskan bahwa kegiatan tersebut bertujuan mengevaluasi perkembangan migrasi data dan dokumen kelembagaan dari media penyimpanan yang selama ini dikelola masing-masing unit kerja menuju sistem penyimpanan terpusat berbasis cloud. Langkah ini merupakan bagian dari upaya penguatan tata kelola informasi kelembagaan agar lebih aman, terintegrasi, mudah diakses, dan mendukung efektivitas pelaksanaan tugas organisasi.
“Sebagian besar unit kerja telah memulai proses unggah dokumen ke dalam folder yang disiapkan. Melalui rapat ini, kami mengevaluasi perkembangan yang telah dicapai sekaligus mengidentifikasi kendala yang dihadapi agar proses migrasi data dapat berjalan lebih optimal,” ujar Bayu.
Dalam rapat tersebut, masing-masing subkoordinator memaparkan perkembangan pengunggahan data dan dokumen pada unit kerjanya. Subkoordinator Keuangan dan Barang Milik Negara (BMN) melaporkan telah mengunggah data tahun 2025 dan 2026, termasuk data realisasi belanja, meskipun sejumlah dokumen tahun sebelumnya masih dalam proses pelengkapan. Subkoordinator Perencanaan dan Pengawasan Internal juga telah mengunggah berbagai dokumen strategis, seperti DIPA, RAB, Renja, surat keputusan, dokumen Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), serta dokumen pengawasan internal.
Sementara itu, Subkoordinator Sumber Daya Manusia (SDM), Organisasi, Pendidikan dan Pelatihan masih melakukan pemilahan dokumen terkait data pengawas, Laporan Harta Kekayaan Aparatur Negara (LHKAN), dan Reformasi Birokrasi Zona Integritas (RBZI) sebelum seluruh data diunggah. Adapun Subkoordinator Penanganan Pelanggaran terus melengkapi dokumen lama yang belum terdigitalisasi, termasuk arsip periode 2021–2024.
Subkoordinator Hubungan Masyarakat, Data dan Informasi menyampaikan bahwa proses penataan dokumentasi masih berlangsung melalui pemisahan dan pengelompokan dokumen berdasarkan unit kerja. Selain itu, kapasitas media penyimpanan eksternal yang digunakan saat ini masih tersedia sekitar 200 GB dari total kapasitas 1 TB.
Rapat juga mengidentifikasi sejumlah kendala dalam proses migrasi data, antara lain pemilahan dan pengelompokan dokumen, belum seragamnya standar penamaan folder dan dokumen, keterbatasan kapasitas penyimpanan, serta kendala perangkat kerja.
Kepala Sekretariat Bawaslu DIY mengingatkan seluruh unit kerja agar terus melakukan inventarisasi, digitalisasi, dan pengunggahan dokumen secara bertahap guna menghindari penumpukan pekerjaan.
“Dokumen kelembagaan harus dihimpun dan diunggah secara berkala. Jangan menunggu seluruh dokumen terkumpul karena akan semakin sulit untuk ditata dan dikelola,” tegasnya.
Selain mengevaluasi progres migrasi data, Bayu juga menyoroti kebutuhan pengelolaan arsip pada unit kerja yang memiliki volume dokumen besar, khususnya bidang keuangan dan hukum. Ia turut mendorong optimalisasi pemanfaatan media penyimpanan cloud yang tersedia untuk mendukung kebutuhan penyimpanan data jangka panjang.
Sebagai tindak lanjut, setiap subkoordinator diminta melanjutkan proses migrasi data, melengkapi arsip tahun-tahun sebelumnya, menginventarisasi dokumen yang belum terdigitalisasi, serta menyusun standar penamaan folder dan dokumen yang seragam. Langkah tersebut diharapkan dapat mewujudkan sistem pengelolaan data yang lebih tertata, terintegrasi, dan berkelanjutan dalam mendukung tata kelola kelembagaan Bawaslu DIY yang profesional, akuntabel, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.
Foto :Heri
Editor : Tim Humas Bawaslu DIY
