Maksimalkan Penggunaan Cloud dan Server, Bawaslu DIY Percepat Penataan Data

Yogyakarta – Badan Pengawas Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta (Bawaslu DIY) terus memperkuat tata kelola data kelembagaan melalui rapat tindak lanjut penyelesaian kendala dalam pengelolaan data yang diselenggarakan secara daring pada Jumat (26/6/2026). Rapat dipimpin oleh Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran, Data dan Informasi (PP Datin) Bayu Mardinta Kurniawan dan diikuti oleh Kepala Bagian Pengawasan Pemilu dan Hubungan Masyarakat (P2H), para subkoordinator, serta perwakilan seluruh bagian di lingkungan Sekretariat Bawaslu DIY.

Koordinator Divisi PP Datin menjelaskan bahwa setiap bagian diminta menyampaikan perkembangan proses penataan, migrasi, dan pengunggahan data, termasuk berbagai kendala yang masih dihadapi. Selain itu, rapat juga difokuskan pada perkembangan pemanfaatan server sebagai media penyimpanan data agar pengelolaan informasi di lingkungan Bawaslu DIY semakin tertata dan terintegrasi.

Pada kesempatan tersebut, tim Data dan Informasi melaporkan bahwa server yang berada di ruang administrasi telah dapat diakses melalui jaringan internal kantor dan telah dilengkapi dengan fasilitas berbagi folder (sharing folder). Setiap bagian kini dapat membuat folder sesuai standar penamaan yang telah disepakati sebagai media penyimpanan dokumen kelembagaan. Apabila terdapat kendala teknis selama proses migrasi data, tim Data dan Informasi siap memberikan pendampingan kepada seluruh unit kerja.

Selain server administrasi, Bagian SDM dan Organisasi juga menyampaikan perkembangan pembangunan aplikasi kearsipan digital yang saat ini masih dalam tahap penyempurnaan. Setelah proses pengembangan selesai, aplikasi tersebut akan diuji coba sebelum diterapkan secara menyeluruh sebagai sistem pengelolaan arsip elektronik di lingkungan Bawaslu DIY.

Dalam pembahasan juga disampaikan bahwa masing-masing server memiliki kapasitas penyimpanan sekitar 600 GB. Oleh karena itu, peserta rapat mendiskusikan pembagian fungsi penyimpanan data agar lebih efektif. Data yang bersifat aktif dan sering digunakan direncanakan tetap disimpan pada layanan cloud, sedangkan dokumen lama atau arsip yang jarang diakses akan dipindahkan ke server sebagai media penyimpanan cadangan (backup).

Tim dari Bagian Umum turut melaporkan hasil pemeriksaan terhadap perangkat penyimpanan eksternal (hard disk WD) yang mengalami kerusakan. Berdasarkan hasil konsultasi dengan beberapa penyedia layanan, perangkat tersebut masih akan ditelusuri status garansinya sebelum diputuskan langkah pemulihan data maupun penggantian perangkat. Koordinator Divisi PP Datin meminta seluruh proses penanganan kerusakan perangkat didokumentasikan sebagai bagian dari administrasi Barang Milik Negara (BMN).

Dalam sesi pemaparan progres, setiap bagian menyampaikan perkembangan migrasi data. Bagian Penanganan Pelanggaran, Penyelesaian Sengketa Proses Pemilu dan Hukum melaporkan proses pengunggahan data telah mencapai sekitar 70–85 persen dan kini memasuki tahap pemilahan dokumen. Bagian Perencanaan dan Program menyampaikan proses pembaruan data masih terus berlangsung, sedangkan Bagian SDM Aparatur telah menyelesaikan sebagian besar unggahan dokumen kepegawaian dan masih melengkapi beberapa data PPPK serta arsip surat cuti.

Bagian Pencegahan dan Partisipasi Masyarakat menyampaikan bahwa proses pengunggahan data laporan hasil pengawasan masih terus dilakukan sesuai tahapan pengawasan. Sementara itu, Bagian Keuangan dan BMN melaporkan dokumen keuangan, BMN, bendahara, pagu, dan anggaran periode 2022–2025 telah berhasil diunggah secara lengkap.

Bagian Humas juga menyampaikan bahwa data dokumentasi tahun 2025 dan 2026 telah tersimpan pada cloud. Namun demikian, dokumentasi tahun-tahun sebelumnya yang berukuran sangat besar masih memerlukan solusi penyimpanan. Mengingat kapasitas data humas mencapai sekitar 500 GB, peserta rapat membahas alternatif penggunaan server maupun pengadaan hard disk eksternal sebagai media penyimpanan tambahan.

Menanggapi hal tersebut, Bayu Mardinta Kurniawan menekankan perlunya pengaturan yang jelas mengenai fungsi masing-masing media penyimpanan. Cloud akan difokuskan untuk data aktif yang sering digunakan dalam operasional sehari-hari, sedangkan server dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip dan data lama. Adapun penggunaan hard disk eksternal masih akan dikaji lebih lanjut agar selaras dengan kebutuhan pengelolaan data, kapasitas penyimpanan, serta aspek keamanan informasi.

Sebagai tindak lanjut, seluruh bagian diminta menyelesaikan proses identifikasi dan migrasi dokumen, termasuk menginventarisasi data yang belum ditemukan maupun data yang masih tersimpan secara personal. Bawaslu DIY juga akan terus berkoordinasi dengan Bawaslu RI apabila diperlukan penambahan kapasitas penyimpanan cloud maupun penguatan infrastruktur penyimpanan data.

Melalui rapat tindak lanjut ini, Bawaslu DIY menegaskan komitmennya untuk membangun sistem pengelolaan data yang lebih tertata, aman, dan terintegrasi sebagai bagian dari upaya mendukung tata kelola kelembagaan yang profesional, akuntabel, serta siap mendukung pelaksanaan pengawasan Pemilu dan Pemilihan di masa mendatang.

Foto : Eko

Editor : Tim Humas Bawaslu DIY