Bawaslu DIY Perkuat Integrasi Pengelolaan Data Melalui Cloud dan Server
|
Yogyakarta – Badan Pengawas Pemilihan Umum Daerah Istimewa Yogyakarta (Bawaslu DIY) terus memperkuat tata kelola data dan arsip digital melalui rapat tindak lanjut pengelolaan data berbasis cloud dan server yang diselenggarakan secara daring pada Selasa (7/7/2026). Rapat ini merupakan kelanjutan dari pembahasan sebelumnya mengenai integrasi data lintas subbagian guna mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertata, aman, dan berkelanjutan.
Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran, Data dan Informasi (PP Datin), Bayu mardinta Kurniawan, menyampaikan bahwa rapat difokuskan pada pemetaan data yang telah dimiliki setiap subbagian. Langkah tersebut dilakukan untuk menetapkan data yang telah lengkap (established data) sehingga proses pelengkapan terhadap data yang masih belum tersedia dapat dilakukan secara lebih terarah.
"Integrasi data ini penting agar setiap perubahan yang dilakukan tetap dapat dipantau. Selain itu, kita juga perlu mengetahui data yang sudah tersedia sejak tahun berapa, serta mencatat alasan apabila terdapat data yang belum ditemukan atau mengalami kendala," ujar Bayu.
Dalam rapat tersebut, masing-masing subbagian memaparkan perkembangan pengumpulan dan pengunggahan data. Subbagian Pencegahan dan Partisipasi Masyarakat masih melakukan penelusuran dokumen lama, terutama data pengawasan Pemilu 2019 dan dokumen sebelum tahun 2020. Sementara itu, Subbagian Hukum melaporkan bahwa seluruh dokumen yang tersimpan di Google Drive telah dipindahkan ke cloud, dengan data yang tersedia secara lengkap mulai tahun 2022 hingga 2026.
Pada bidang SDM, sebagian besar dokumen telah berhasil diunggah, meskipun masih dilakukan penelusuran terhadap sejumlah Surat Keputusan (SK) yang belum terdokumentasi. Data keuangan juga telah diunggah secara lengkap mulai tahun 2022 hingga tahun 2026, sedangkan dokumen sebelum tahun tersebut masih tersedia namun belum selengkap arsip terbaru.
Subbagian Kehumasan turut melaporkan bahwa data digital yang tersimpan di cloud saat ini baru mencakup periode 2025–2026. Sementara itu, informasi mengenai data yang berada pada hard disk eksternal lama masih memerlukan penelusuran lebih lanjut. Di sisi lain, terdapat tambahan arsip laporan keuangan periode 2016–2019 yang masih tersimpan dan dapat menjadi pelengkap dokumentasi organisasi.
Selain progres inventarisasi data, rapat juga membahas kondisi media penyimpanan yang digunakan. Diketahui bahwa cloud lama berbasis WD telah digunakan sejak tahun 2021 dan kini memerlukan evaluasi, baik dari sisi kondisi perangkat maupun keberlanjutan pengelolaannya. Pembahasan juga mencakup rencana pengadaan hard disk eksternal baru.
Yasir menyampaikan bahwa media penyimpanan berbasis SSD dinilai lebih aman dan memiliki ketahanan yang lebih baik dibandingkan hard disk konvensional. Ia menjelaskan bahwa pengadaan SSD berkapasitas 1 TB direncanakan segera direalisasikan untuk mendukung penyimpanan data organisasi.
Menanggapi hal tersebut, Bayu mengusulkan agar server kedua dimanfaatkan sebagai penyimpanan arsip kehumasan, khususnya data lama, sementara data terbaru tetap dikelola melalui cloud. Ia juga menekankan pentingnya menyusun catatan terhadap setiap data yang belum tersedia, termasuk alasan ketidaktersediaannya, sehingga dapat menjadi dasar penelusuran lebih lanjut kepada penanggung jawab atau pejabat sebelumnya.
Kepala Bagian Pengawasan Pemilu dan Humas, Hasto Pambudi Tomo, menambahkan bahwa selain memastikan seluruh data terhimpun, aspek keamanan, pemeliharaan server, penambahan kapasitas penyimpanan, serta mekanisme pencadangan (backup) data juga harus dipersiapkan secara matang. Menurutnya, mitigasi terhadap potensi kehilangan data perlu menjadi bagian dari tata kelola arsip digital ke depan.
Pada akhir rapat disepakati bahwa proses inventarisasi dan pengunggahan data akan terus dilanjutkan oleh masing-masing subbagian. Setiap PIC diminta berkoordinasi dengan pegawai yang sebelumnya menangani dokumen apabila masih terdapat arsip yang belum terhimpun. Selain itu, pembahasan mengenai tata kelola arsip, penetapan penyimpanan data, serta mekanisme pengelolaan cloud dan server akan dilanjutkan pada rapat berikutnya agar seluruh data organisasi dapat terdokumentasi secara utuh, aman, dan mudah diakses sesuai kebutuhan.
Foto: Eko
Editor : Tim Humas Bawaslu DIY
